Mag.a Anna KECLIK, Geschäftsführerin von Lebensraum Arbeit Consulting GmbH / Gesundheitspsychologin, Arbeits- und Organisationspsychologin, Mediatorin
Mag.a Dr.in. Patrizia Frank, Notfallpsychologin, Klinische- und Gesundheitspsychologin, Arbeitspsychologin
wir hoffen sehr, dass es Ihnen und Ihrer Familie den Umständen entsprechend gut geht!
Wir wissen, dass Sie und Ihre Unternehmen und Organisationen völlig unvorhergesehene Situationen zu bewältigen haben und dass Ihnen in Ihrer Verantwortung im Moment viel abverlangt wird.
Bewusste Kommunikation und Unmittelbarkeit sind entscheidend für die Bewältigung von Krisen und machen einen Unterschied.
- Schwierig wäre es in dieser Situation, sich zurückzuziehen, auf Tauchstation zu gehen, einsame Entscheidungen zu treffen und einem intransparenten Aktionismus zu verfallen.
- Man kann verhindern, in diesen Strudel gerissen zu werden, indem man aktiv zuhört, mit MitarbeiterInnen, anderen EntscheidungsträgerInnen und ExpertInnen den Dialog sucht und sich austauscht
- und sich Zeit zur Reflexion der eigenen Werte, Motive und Stärken nimmt.
Wir wollen heute ein paar erste Handlungsmöglichkeiten ansprechen, die Ihnen möglicherweise den Umgang mit dieser Situation in nächster Zeit erleichtern.
- Geben Sie Ihren Mitarbeitenden einen Rahmen, damit Sie sich in abgestimmten und abgesicherten Vorgehensweisen bewegen können.
Klare Ansagen und Information:
Formulieren Sie Entscheidungen/Anordnungen (wie z. B. Homeoffice)
-
- unmissverständlich
- begründet
- und mit der Ankündigung regelmäßiger Updates zur Dauer des Zustands
- Verpflichten Sie Ihre Mitarbeitenden gleichzeitig dazu, sich auch regelmäßig aktiv über den Status quo zu informieren, z. B. auf Intranetseiten oder per Mailcheck.
Stellen Sie die wichtigsten Telefonnummern und Informationsquellen zu IT-Ausstattung, Reiseabwicklungen bzw. -stornierungen sowie die geltenden Regeln dazu kompakt zusammen und stellen Sie diese allen zur Verfügung.
Informieren Sie die Mitarbeitenden kompakt über typische arbeitsrechtliche Fragen zu Versicherung, Arbeitszeiterfassung, Arbeitszeiten, zur Beachtung ergonomischer Grundsätze am Arbeitsplatz daheim, zum Einhalten von Pausen, zum Umgang mit freien Mitarbeitenden, studentischen Hilfskräften etc.vz. B. in Form einer laufend gepflegten FAQ-Liste.
2. Vermitteln Sie Zuversicht und Wertschätzung durch Dialog, Austausch, Vernetzung, Verbundenheit
Zeigen Sie den MitarbeiterInnen Wertschätzung im Sinne dessen, dass sie in dieser schwierigen Situation weiter ihre Leistung bringen und spenden Sie Zuversicht, gemeinsam die Krise zu bewältigen.
WIE?
Vertrauen: Vertrauen Sie auf den Leistungswillen und die Selbstmanagementfähigkeiten Ihrer MitarbeiterInnen.
Reagieren Sie aber auch mit der nötigen Konzilianz und Großzügigkeit, wenn nicht alles gleich gut erledigt wird.
Denken Sie daran: Für Sie alle ist dies eine Extremsituation, in der Sie gerade sehr viel lernen.
Jede und jeder wird und will sich eigenverantwortlich einbringen und engagieren.
FK sind eher in der Rolle eines/einer BegleiterIn, ModeratorIn – mit einer Haltung der Bescheidenheit im Hinblick auf tatsächliche Einflussmöglichkeiten.
Reden, nicht nur schreiben: Verfallen Sie und Ihre MitarbeiterInnen nicht zu stark in den schriftlichen Kommunikationsmodus. So praktisch und planbar geschriebene Mitteilungen oder Informationen auch sind, suchen Sie auch das direkte, mal auch informelle Gespräch. Es ist ein wichtiger kommunikativer Bestandteil des Arbeitsalltags, der auch als Zeichen von Wertschätzung und persönlicher Fürsorge empfunden wird.
Bleiben Sie in Kontakt mit Ihren MitarbeiterInnen: Melden Sie sich selbst als Geschäftsleitung regelmäßig persönlich. Die Kraft und die verbindende Wirkung persönlicher Kontakte, z. B. per Rundmail oder unternehmensweiter Telko-Ansprachen, kann in einer solchen Ausnahmesituation gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.
3) Beteiligung/Einfluss/Bewältigbarkeit/Selbstwirksamkeit
Ermöglichen Sie Ihren MitarbeiterInnen, sich zu beteiligen und Einfluss nehmen zu können.
- Verbindlichkeit und Transparenz:
Gerade für den virtuellen Arbeitskontext sind klare, verbindliche Absprachen über Angelegenheiten, die die reibungslose Teamorganisation unterstützen, hilfreich:
- kontinuierliches Aktualisieren von
individuellen Kalendern und Verfügbarkeiten,
- die Festlegung der Zeiten der Regelkommunikation
- die Absprache individueller Verfügbarkeiten und der Umgang mit Anforderungen.
- Verbindlichkeit und Transparenz sind die wesentlichen Zutaten für ein erfolgreiches virtuelles Miteinander, ergänzt durch regelmäßige Kommunikation.
- Vermeiden Sie den Eindruck von Hilflosigkeit, indem Sie die anstehenden Aufgaben angehen – so wirken Sie Hoffnungslosigkeit entgegen.
- Verbindliche Sprachregelung: Formulieren Sie eine klare Sprachregelung gegenüber externen Partnern und Kunden, die für alle Mitarbeitenden verpflichtend ist. Und zwar in Bezug darauf, warum, mit welcher Qualitätssicherung und wie lange (voraussichtlich) so gearbeitet wird.
- Eine Person, die pro Team für die Abstimmung
und den Austausch zwischen den Teammitgliedern zuständig ist:
- Er oder sie sollte die Sache aktiv in die Hand nehmen und sie als ureigene und wichtige Aufgabe verstehen. Diese Person kann z. B. Telkos einberufen, sich zwischendurch bei den Mitarbeitenden melden oder schwierigere Moderationssituationen in Telemedien gut meistern.
Verfallen Sie nicht in Aktionismus, sondern „handeln Sie“, schaffen Sie einen vertrauensbildenden Dialog und suchen Sie nach neuen Lösungen!
Sie schaffen den nächsten Tag so, wie Sie den heutigen geschafft haben.
Es geht ums Aushalten, Durchhalten und Zusammenhalten. So können wir es schaffen, in einer Krise dieses Ausmaßes standzuhalten und sie gemeinsam zu bewältigen.
Mag.a Anna KECLIK, Geschäftsführerin von Lebensraum Arbeit Consulting GmbH / Gesundheitspsychologin, Arbeits- und Organisationspsychologin, Mediatorin
Mag.a Dr.in. Patrizia Frank, Notfallpsychologin, Klinische- und Gesundheitspsychologin, Arbeitspsychologin
